Scannen von Ordnerablagen

Beim Scannen von Ordnerablagen steht meistens die Notwendigkeit der Platzschaffung am Anfang der Überlegungen. Aber eine Vielzahl weiterer Aspekte erhöht die Nutzung einer digitalen Ablage enorm und erweitert die Ablage zu einem wertvollen Instrument der Informationsbeschaffung. Schnelle Auskunftsfähigkeit Die Dokumente können direkt am Arbeitsplatz eingesehen werden. Wege ins Archiv entfallen. Es müssen keine Ordner entnommen und später wieder zurückgebracht werden. Auch das Rückführen entnommener Belege entfällt. Die Vollständigkeit der Ablage bleibt damit zwangsläufig erhalten. Dezentraler Zugriff Verschiedene Personenkreise können auf die digitalisierten Akten zugreifen, sofern sie dazu ermächtigt werden. Probleme können sofort im Kundengespräch vor Ort abgeklärt werden. Das spart Zeit und führt zu sofortiger Übereinstimmung. Suche nach mehreren Ordnungskriterien Die Ablage in Ordnern erfolgt zwangsläufig nach einem Ordnungskriterium. In digitalen Dokumenten kann eine verfeinerte Suche nach verschiedenen Kriterien erfolgen. Selbst die Suche nach bestimmten Begriffen kann erfolgen, wenn eine Volltext-Datenbank eingerichtet wurde. Sicherheit durch Digitalisierung Egal, ob Hochwasser oder Brände: schnell gehen wichtige Dokumente und Unterlagen unrettbar verloren. Durch geeignete Datensicherungsmaßnahmen bleiben die digitalisierten Dokumente erhalten und können an jedem Ort sofort eingesehen werden. Sicherheit vor unberechtigtem Zugriff Sie können durch die Vergabe von Zugriffsberechtigungen sicherstellen, dass nur ein autorisierter Personenkreis sensible Daten sehen kann. Weitere wichtige und wertvolle Verbesserungen durch die Digitalisierung in Stichworten: • Automatisches Löschen durch Terminvorgabe • Dokumentation der zugreifenden Stellen oder Personen • Revisionssicherheit der Ablage • und vieles mehr